Kuinka syntyy etäpikkujoulut á la Kukunori?

 

 

Näyttää siltä, että niinkin perinteinen tapahtuma kuin joulu on tarvetta muotoilla tänä vuonna uudella tavalla. Myös työyhteisöjen pikkujoulu on traditio, josta ei hevillä luovuta. Halusimme ottaa tämän haasteen vastaan. Kuinka luoda pikkujoulut, jotka ovat turvalliset sekä vuorovaikutteiset ja mikä tärkeintä, hyvää tunnelman hetki kiitokseksi hyvästä yhteistyöstä tänä erikoisena vuotena. 

Kukunorissa aloitettiin pikkujouluvalmistelut lokakuun alussa. Talon yhteisessä kokouksessa kysyttiin vapaaehtoisia suunnittelemaan pikkujoulua ja vapaaehtoisia ilmoittautui neljä, jotka muodostivat pikkujoulun suunnittelun ydinryhmän. Koska kaikki työ tapahtuu tänä syksynä etänä, niin myös pikkujoulu toteutettiin webinaarina. 

Tapahtuman tavoitteeksi asetettiin ilon tuominen synkkään vuodenaikaan. Halusimme myös tarjota työtä muusikoille tietoisena siitä, kuinka korona on kurittanut freelancemuusikoita ennennäkemättömällä tavalla. Mietimme myös, että kenelle teemme tapahtumaa. Kun tapahtuma on verkossa, niin miksi pitää sitä vain omalle henkilöstölle? Halusimme kutsua mukaan myös yhteistyökumppaneitamme ja 42 jäsenjärjestöämme. 

Mietimme, että miten tapahtumasta saisi mahdollisimman vuorovaikutteisen ja yhteisöllisen kokemuksen? Selvittelimme ensin musiikin välittämiseen soveltuvia webinaari/ striimausalustoja. Lopulta käytimme zoomin add-on webinaarityökalua. Youtube jäi pois, koska lähetys olisi voinut katketa tekijänoikeussyistä kesken lähetyksen ja kommentointi olisi vaatinut osallistujilta rekisteröitymisen. Myös Facebookin ja Instan livelähetykset jäivät pois, koska tilaisuus haluttiin pitää kutsuvieraille.

Yleensä pikkujouluissa on myös tarjoilua. Henkilöstöämme muistimme woltin lahjakorteilla ja ennakkoon ilmoittautuneille lähetettiin omalla etiketillä varustettu pieni kahvipaketti. Miksemme voisi tilata hyvää ruokaa lempiravintolastamme tai keittää hyvät joulukahvit ja nauttia ne yhdessä virtuaalisten yhteyksien kautta?

Tapahtumalla oli tavoite, aikataulu ja sitten oli sisällön vuoro. Tiesimme, että Kalevauva.fi toimii 100% verkossa, koska monet heidän hittinsä ovat levinneet viraalisti. Ohjelma piti rytmittää siten, että vaihtelua tulee tarpeeksi ja kesto ei saa olla liian pitkä. Tavoittelimme 45 min tapahtuman kestoa. 

Kukunorissa on todella taitavaa porukkaa töissä. Tekniikasta vastasi Roso-tuotannon Harri (ääni) ja Aleksi (kuva). Kalevauvan keikka striimattiin Malmilta. Tapahtuman MC:nä sekä yhteislaulun vetäjänä toiminut toiminnanjohtaja Markus oli kotonaan Porvoossa. Tapahtumalle luotiin käsikirjoitus eli minuuttiaikataulu, joka loi pohjan tapahtumalle. Sen avulla järjestäjät tiesivät, että mitä milloinkin tapahtuu. Äänen ja kuvan laatu on todella tärkeä asia. Harri oli selvittänyt etukäteen Kalevauvan tekniset tarpeet. Soundcheckit on välttämätöntä tehdä rauhassa, että kaikki sujuu lähetyksessä mallikkaasti. Kuvaus toteutetiin kolmen kameran tekniikalla ja lisäefektin toi myös bändin käyttämät kuvatehosteet. MC kommentoi chat-keskustelua joulupukin kuumalinjan tyyliin ja jaossa oli osallistujien niin parhaat piparkakkureseptit kuin joulutervehdykset. 

Näillä eväillä saatiin sujuva ja korkeatasoinen etäpikkujoulukokemus ja nämä eväät riittävät myös suuremman tapahtuman järjestämiseen. 

Tämän kokeilun pohjalta voimme lämpimästi suositella virtuaalisia teemajuhlia hyvällä valmistelulla varustettuna. Pidetään huoli toisistamme ja rakennetaan yhteyttä myös vaikeina aikoina. 

Toivotamme kaikille mitä parhainta joulun odotusta sekä hienoa uutta vuotta 2021!

T. Kukunorin tontut