Etätyövälineitä pöydällä

Blogi: Töihin etänä. Miltä tuntui tavata työkaverit videon välityksellä?

Ensimmäinen päivä uudessa työpaikassa on aina odotuksen täyteinen, mutta myös jännittävä. Rutiineihin kuuluu uusien työkavereiden kättely, avaimien saanti ja lähimpään lounasruokalaan tutustuminen. Samanlaisia rutiineja työn aloitukseen täysin etänä ei monella organisaatiolla tai työntekijälläkään ole. Miten oma etäaloitukseni sujui ja mitä voimme siitä oppia?

Yhteisöllisyys ja kuulumisen tunne ovat merkittäviä työssä viihtymisen ja työntekijän jaksamisen kannalta. Yhteisöllisyys on sosiaalista pääomaa, jota rakennetaan päivittäisessä kanssakäymisessä luottamuksen, vastavuoroisuuden, toiminnan ja jaettujen arvojen kautta. Kyse ei ole vain sanoista tai strategiapapereista vaan organisaation toimintakulttuurista, joka tulee näkyväksi päivittäisessä vuorovaikutuksessa. Siinä ovatko kaikki aktiivisesti mukana, miten tiimit toimivat yhteisten tavoitteiden eteen ja millaista vuorovaikutusta ihmisten välillä on. Innostus tarttuu, kannustavat ja tsemppaavat sanat kantavat ja aito kiinnostus toista kohtaan luovat työyhteisöön sosiaalista pääomaa.

Yhteisöllisyyden rakentaminen etätyössä

Uudelle työntekijälle jännittävintä on työyhteisön ensimmäinen kohtaaminen. Otetaanko minut vastaan avoimesti, kiinnostuneesti ja ystävällisesti? Aloittaessani toukokuussa olin hieman huolissani siitä, miten pääsen mukaan työporukkaan, kun kynnys epävirallisempaan jutusteluun on etätyössä melko korkea. Toimistolla on helppoa kävellä työkaverin pöydän viereen kysymään nopeasti vinkkiä tai liittyä mukaan lounasseuraan, mutta etätyössä tuntuu helposti siltä, että ottaakseen yhteyttä pitäisi olla todella tärkeää asiaa.

Omalla kohdallani huoli osoittautui kuitenkin turhaksi. Pääsin mukaan porukkaan hyvin ja työkaverit tuntuvat tutuilta, vaikken suurinta osaa nähnytkään useaan kuukauteen muuten kuin videon välityksellä. Tunne kuulumisesta työyhteisöön ei kuitenkaan syntynyt itsestään vaan useiden pienten tekojen summana. Ensimmäisenä päivänä sain esitellä itseni ja kaikki esittäytyivät videon välityksellä ja tapasin kaikki tiimimme myös pidemmässä palaverissa. Kerran viikossa viikkopalaverin yhteydessä vaihdamme samalla myös kuulumiset ja aikaa on näin myös epävirallisemmallekin juttelulle. Slackissa eri kanavilla voi kysyä matalalla kynnyksellä ja työkaverit ovat aina olleet valmiita auttamaan. Ehkäpä kuitenkin tärkeimpänä tekijänä on ollut työyhteisön aito kiinnostus tutustua minuun. Kuulla kuulumisiani ja ajatuksiani ensimmäisen päivän, viikon ja kuukauden jälkeenkin. Vaikka videopuhelut ovatkin hyvä väline, eivät ne pysty korvaamaan kasvokkaista vuorovaikutusta. Olikin hienoa kesäkuussa päästä tapaamaan työkavereita toimiston kesäpäivässä ulkona!

Vaikka aloitukseni Kukunorilla sujuikin vallitsevasta tilanteesta huolimatta positiivisissa merkeissä voi etätyö olla kuormittavaa ja meistä kaikilla siihen ei ole edes mahdollisuutta. Työyhteisössä näistä teemoista ja asioista tulisi myös puhua ja keskustella avoimesti.

Vinkkejä työyhteisöön uuden työntekijän etäaloitukseen:

1. Aloituspalaveri työporukan kanssa
Järjestä uudelle työntekijälle aloitustapaaminen etänä mielellään koko työporukan kanssa. Ohjelmassa voi esittelyjen lisäksi olla jotakin mukavaa epävirallisempaa ohjelmaa, johon voi osallistua matalalla kynnyksellä.

2. Huolehdi toimivista välineistä
Uusien järjestelmien käyttöönottaminen etänä voi olla uudelle työntekijällä haastavaa. Varmista, että tunnukset ja muut asiat ovat valmiina ja tee käyttöönotto yhdessä esimerkiksi videopuhelun avulla.

3. Edistä kanssakäymistä
Laittakaa kamerat päälle palaverien aikana ja tee esittelykierroksia uudelleen, jotta nimet ja naamat jäävät myös uuden työntekijän muistiin. Anna selkeästi puheenvuoro uudelle työntekijällä etäpalaverissa esimerkiksi sopimalla etukäteen asiasta tai kysymällä nimellä haluaisiko hän kommentoida/lisätä keskusteluun. Uutena työntekijänä voi olla vaikea uskaltaa ottaa puheenvuoroa etäpalaverissa.

4. Kanava kysymyksille
Sopikaa yhdessä jokin helppo kanava missä laittaa nopeita kysymyksiä, joita sähköpostilla ei välttämättä kehtaa laittaa eteenpäin.

5. Muista kysyä kuulumisia
Älkää unohtako uutta työkaveria yksin koneensa ääreen vaan kysykää kuulumisia. Uudelle työntekijälle ei ole vielä syntynyt luontaisia tapoja kommunikoida kollegoiden kanssa ja vakiintuneeseen porukkaan on vaikeampi tulla mukaan uutena.

Anita
Kirjoittaja on Kukunorin uusi viestintävastaava

Kaipaatko ideoita siihen, miten voisit vahvistaa kuuntelemisen kulttuuria omassa työyhteisössäsi? Tutustu kuuntelypysäkki -malliin, jonka voit ottaa käyttöön myös etänä. Lisää tietoa kuuntelupysäkistä tästä.